Documents trong Word

Tạo một tài liệu mới

Quản Trị Mạng - Có một số cách để tạo tài liệu mới, mở các tài liệu đã tồn tại, hay lưu các tài liệu trong Word:

• Kích vào Microsoft Office Button  và chọn New.

• Hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+N.

Chú ý: Khi kích vào Microsoft Office Button và chọn New, bạn có nhiều sự lựa chọn về kiểu tài liệu có thể tạo. Nếu muốn bắt đầu từ một tài liệu trống, chọn Blank. Nếu muốn bắt đầu từ một tài liệu mẫu, bạn có thể duyệt qua sự lựa chọn ở phía bên trái, nhìn thấy các lựa chọn ở giữa màn hình và xem trước sự chọn lựa ở phía bên phải màn hình.

Hình 1: Tạo một tài liệu mới từ Templates

Mở một tài liệu có sẵn

• Kích Microsoft Office Button và chọn Open.

• Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+O.

• Nếu bạn có các tài liệu mới sử dụng gần đây, bạn có thể kích vào Microsoft Office Button và chọn tên tài liệu trong phần Recent Documents.

Hình 2: Mở một tài liệu có sẵn

Lưu một tài liệu

• Kích vào Microsoft Office Button và Chọn Save hoặc Save As (nếu bạn gửi tài liệu cho ai đó mà họ không sử dụng Office 2007, bạn cần kích Office button và chọn Save As, sau đó chọn Word 97-2003 Document), hoặc

• Ấn tổ hợp phím Ctrl+S, hoặc

• Chọn biểu tượng Save trên Quick Access Toolbar.

Hình 3: Lưu tài liệu

Đổi tên tài liệu

Đổi tên một tài liệu Word, bạn có thể thực hiện như sau:

• Kích vào Office Button và tìm file bạn muốn đổi tên.

• Kích phải vào tên tài liệu và chọn Rename từ menu shortcut.

• Nhập tên mới cho file và ấn phím ENTER.

Hình 4: Đổi tên tài liệu

Làm việc trên nhiều tài liệu

Một số tài liệu có thể được mở cùng một lúc nếu bạn nhập hay chỉnh sửa nhiều tài liệu. Tất cả các tài liệu đã mở sẽ được liệt kê trong tab View trên Ribbon, khi bạn kích vào Switch Windows, tài liệu hiện thời có một dấu tích phía bên trái tên file. Chọn tài liệu đã mở khác để xem nó.

Hình 5: Làm việc với nhiều tài liệu

Xem tài liệu

Có nhiều cách để xem tài liệu trong Word.

• Print Layout: Đây là cách xem tài liệu giống như khi tài liệu được in. Nó bao gồm tất cả các bảng, nội dung, đồ thị và ảnh.

• Full Screen Reading: Đây là cách xem toàn bộ chiều dài của tài liệu. Là cách tốt cho việc xem hai trang cùng một lúc.

• Web Layout: Đây là cách xem tài liệu như tài liệu trên trình duyệt web.

• Outline: Đây là một dạng đường viền của tài liệu dưới dạng các dấu chấm ở đầu dòng.

• Draft: Cách xem này không hiển thị ảnh hay các bố cục, chỉ hiển thị nội dung.

Để xem một tài liệu ở nhiều dạng khác nhau, kích vào các biểu tượng xem tài liệu ở phía dưới bên phải màn hình , hoặc:

• Kích tab View trên Ribbon.

• Chọn các cách xem tài liệu thích hợp trên vùng Document Views.

Hình 6: Các cách xem tài liệu Word

Tắt một tài liệu

Để tắt một tài liệu:

• Kích vào Office Button.

• Chọn Close.

Nguồn : internet

Chúc các bạn thành công !

Các bạn có thể tham khảo các khóa học tin học văn phòng tại đây.

học tin học văn phòng tại cổ nhuế

học excel kế toán

dạy học word cơ bản

trung tâm tin học uy tín

Xem thêm

Thủ thuật : 10 cách tùy chỉnh Word 2010

Có thể nói thứ thú vị nhất đối với Word 2010 là giao diện linh hoạt và khả năng tùy chỉnh cao, cho phép tùy chỉnh những gì phù hợp với nhu cầu của bạn theo nhiều cách mà Word 2007 không có.
Phụ thuộc vào những gì thích thực hiện trong Word, bạn có thể thay đổi và tùy chỉnh theo sở thích của mình. Bạn có thể thiết lập để chương trình làm việc nhanh nhất có thể hoặc có thể sắp xếp công cụ và các chi tiết tài liệu để tìm và sử dụng chúng một cách nhanh chóng. Word 2010 cho phép điều chỉnh một số thiết lập cơ bản để nó làm việc theo những gì bạn mong muốn.
1. Thay đổi thanh Toolbar truy cập nhanh
Thanh Toolbar truy cập nhanh (Quick Access Toolbar) là một tập nhỏ các công cụ nằm ở góc trên bên trái của màn hình Word 2010. Mặc định, chương trình sẽ cung cấp các công cụ như Save, Undo và Repeat, tuy nhiên bạn có thể kích mũi tên Customize Quick Access Toolbar ở cuối dòng để hiển thị thêm nhiều lựa chọn khác. Để bổ sung thêm một công cụ nào đó vào toolbar, kích vào nó trong danh sách. Để tùy chỉnh chi tiết hơn, bạn kích More Commands để hiển thị hạng mục Quick Access Toolbar trong hộp Word Options. Ở đây, bạn có thể tìm và add các công cụ mong muốn, thiết lập chúng có xuất hiện trong tất cả các tài liệu hay chỉ xuất hiện trong tài liệu bạn đang làm việc, thậm chí còn có thể import hoặc export những thiết lập tùy chỉnh của Quick Access Toolbar để sử dụng trên máy tính khác.
2. Thêm tab và các nhóm của bạn vào Ribbon
Đây là thiết lập mà rất nhiều bạn muốn có – cho phép điều chỉnh Word Ribbon. Trong Word 2010, bạn có thể add một cách dễ dàng các tab của mình vào Ribbon, thiết lập các nhóm tab theo cấu hình nào đó được chọn. Để add một nhóm tab mới, kích tab File và Options; sau đó kích Customize Ribbon. Word sẽ add tab mới của bạn ngay tức khắc, sau tab mà bạn đã chọn trong danh sách (hình A). Kích New Tab phía bên phải của hộp thoại, đặt lại tên tab, add và đặt tên nhóm. Lúc này bạn có thể kéo và thả các công cụ thích hợp vào nhóm mới. KíchOK để lưu các thay đổi.

Hình A: Bạn có thể add các tab hay các nhóm của mình vào Ribbon, tùy chỉnh các công cụ cần thiết cho dự án nào đó.

3. Thay đổi màu sắc chương trình
Không có nhiều giao diện khác để lựa chọn, tuy nhiên nếu không thích giao diện màu xám mặc định của Word 2010, bạn có thể thay đổi giao diện này thành màu xanh hoặc đen. Lược đồ màu sẽ hiện hữu trong Ribbon, thanh tiêu đề, xung quanh vùng desktop của màn hình. Mặc định, chương trình sử dụng lược đồ màu xám, đây là lược đồ cho phép bạn thấy những thay đổi huyền ảo trong thiết kế giao diện của Word 2010. Khi chọn một công cụ hay tùy chọn nào đó, một chút khoảng trắng trên Ribbon, sự kiện nổi màu và tô viền sẽ xuất hiện. Các chuyên gia phát triển gợi ý chọn lược đồ màu đen sẽ giúp bạn có được độ tương phản cao, dễ đọc. Lưu ý rằng, bất cứ thay đổi nào bạn điều chỉnh đối với lược đồ màu cũng đều áp có hiệu lực cho các ứng dụng khác của bộ Office 2010, vì vậy không ngạc nhiên khi cửa sổ Outlook của bạn lại khác sau khi thực hiện thay đổi trong Word 2010.
4. Thêm thuộc tính tài liệu
Khung nhìn Backstage trong Word 2010 cho phép người dùng dễ dàng quan sát và làm việc với tất cả các kiểu thông tin có liên quan đến file. Bạn có thể add các tag để tài liệu hiển thị dễ dàng trong tìm kiếm. Bên cạnh đó, có thể xem các thuộc tính tài liệu bằng cách kích tab File và chọn Info. Thuộc tính tài liệu sẽ xuất hiện trong panel phía bên phải. Nếu muốn add tất cả các thuộc tính tài liệu của Word vào danh sách để có thể kích và nâng cấp chúng, kích Properties, sau đó kích Show All Properties. Bạn cũng có thể add các thuộc tính trong Document Panel ở phía trên của file bằng cách kích Properties và chọn Document Panel.
5. Tạo Quick Parts riêng
Có bao nhiêu lần trong một năm bạn phải đánh tuyên bố của công ty tên các báo cáo bạn viết hay tài liệu bạn gửi đi? Bạn có thể tạo Quick Parts cho riêng mình để lưu các tuyên bố - hoàn thiện các thiết lập về phông chữ và định dạng cần thiết – từ đó có thể chèn nó dễ dàng vào các tài liệu. Để tạo một Quick Part riêng, trước tiên bạn phải add phần văn bản hay hình ảnh mà bạn muốn nhóm trong đó, sau đó kích nó. Kích tab Insert, kích Quick Parts. Ở phía cuối danh sách, kích Save Selection To Quick Part Gallery. Cuối cùng, trong hộp thoại Create New Building Block (hình B), nhập vào tên của Quick Part, chọn nơi bạn muốn nó xuất hiện, điền vào trong các lựa chọn khác nếu cần. Kích OK để lưu lại.

Hình B: Bạn có thể dễ dàng tạo Quick Parts của riêng mình để sử dụng trong các tài liệu

6. Thiết lập các thư mục mặc định
Bạn có cảm thấy mệt mỏi khi phải điều hướng qua một loạt các thư mục để lưu một file mới nào đó? Trong Word 2010, bạn có thể dễ dàng cấu hình đặt các file vào nơi nào đó để tiện cho việc thao tác. Chính nhờ việc lưu site SharePoint hoặc tài khoản Windows Live Skydrive là một phần của chương trình nên bạn cũng có thể chọn các thư mục chia sẻ để lưu công việc của mình. Để thay đổi các giá trị mặc định, kích tab File và Options. Trong Word Options, kích Save (hình C). Kích vào trường Default File Location và đánh vào đó đường dẫn đến thư mục bạn muốn sử dụng hoặc kích Browse để trỏ đến đó. Tương tự, nếu bạn đang làm việc trên SharePoint và muốn thay đổi nơi Word sẽ lưu giữ các tài liệu mới, kích trường Server Drafts Location và nhập vào đường dẫn mới, hoặc kích Browse để trỏ đến nơi bạn muốn lưu file. Kích OK để lưu các thay đổi.

Hình B: Bạn có thể dễ dàng tạo Quick Parts của riêng mình để sử dụng trong các tài liệu

Bạn cũng có thể chọn lưu trữ máy chủ trực tuyến (hoặc tài khoản Windows Live SkyDrive) khi kích tab File,Save & Send và kích Save To Share Point hoặc Save To Web.
7. Tùy chỉnh các trang
Các doanh nghiệp thường sử dụng biểu mẫu in ấn tài liệu theo một cách riêng thể hiện được bản sắc của họ. Các thiết lập canh lề có thể rất khác, có thể cho phép độc giả ghi chép thêm hoặc đơn giản là việc để nhiều không gian trống cho các mục đích thiết kế, có thể không gian ở phần header và footer giống nhau,.. và nhiều thiết lập khác. Bạn có thể thực hiện những điều này bằng cách mở hộp thoại Page Setup và thiết lập trang theo cách mong muốn, sau đó kích Set As Default. Một nhắc nhở sẽ hỏi bạn có muốn tiếp tục không, những thay đổi sẽ được cho vào mẫu Normal.dot. Kích Yes nếu bạn muốn thay đổi. Lúc này, tài liệu mới sẽ được tạo với các thiết lập trang mà bạn đã đặt.
8. Hiển thị vùng style
Nếu muốn thấy những gì diễn ra phía sau kịch bản trong tài liệu (ví dụ như kiểu được sử dụng cho các heading, kiểu nào được sử dụng cho phần body,…), bạn có thể chọn hiển thị Style cho tài liệu của mình trong các khung nhìn Draft và Outline. Vùng Style là một cột thẳng đứng ở phía trái của trang, hiển thị cho bạn tất cả các style được sử dụng trong file hiện hành. Bật chức năng này bằng cách kích tab File, kích Options và Advanced. Trong nhóm Display, chỉ định lượng không gian cần dành cho vùng trong Style Area Pane Width In Draft And Outline Views. Kích OK sau khi thay đổi và hiển thị tài liệu trong khung nhìn Draft hoặc Outline để kiểm chứng các thay đổi vừa thiết lập.
9. Tổ chức các style
Bạn có thích thú với việc tạo và làm việc với các style của riêng mình? Đây là một công việc không quá khó thực hiện trong Word 2010. Đơn giản bằng cách định dạng văn bản với phông chữ, kích thước, màu sắc và hiệu ứng mong muốn. Kích phải vào tác phẩm của bạn và trỏ tới Styles, kích Save Selection As A New Quick Style. Nếu các kiểu bắt đầu quá đông trong kho chứa Styles, bạn có thể tổ chức chúng và tạo các mục ưa thích mặc định. Đầu tiên, kích dialog launcher trong nhóm Style (trong tab Home) và kích nút Manage Styles ở phía dưới panel Styles. Trong tab Recommend, kích kiểu mà bạn muốn thay đổi và kích Set Whether This Style Shows When Viewing Recommended Styles. Tìm trong danh sách và kích các kiểu mà bạn muốn ẩn hoặc hiển thị.

Hình D: Chỉ hiển thị các kiểu mong muốn bằng thiết lập trong tab Recommend của Manage Styles

10. Thiết lập phông chữ ưa thích
Mỗi người trong số chúng ta đều có những sở thích riêng khi nó đến phông chữ cần dùng hay đọc. Để thực hiện theo sở thích của mình, bạn có thể thiết lập Word sử dụng chúng trong hộp thoại Manage Styles. Kích tab Set Defaults và chọn các thiết lập ưa thích về Font, Size, Color, Position, Line Spacing và Paragraph Spacing. Kích OK để lưu các thiết lập.
Nguồn : internet

Chúc các bạn thành công !

Các bạn có thể tham khảo các khóa học tin học văn phòng tại đây.

học tin học văn phòng tại cổ nhuế

học excel kế toán

dạy học word cơ bản

trung tâm tin học uy tín

Xem thêm

Hướng dẫn tắt Protected View trong Office 2013

Microsoft luôn nỗ lực trong vấn đề bảo vệ người dùng trước các hiểm họa từ Internet, mà ở đây là các tài liệu văn bản Word được gửi kèm qua Email.

Khi mở các tài liệu này lên bằng ứng dụng Word trong bộ Office, tính năng Protected View sẽ xuất hiện để bảo vệ bạn.

Tuy nhiên, nếu muốn bạn vẫn có thể tạm thời tắt tính năng này đi bằng phương pháp sau:

Trong giao diện Word 2013, bạn nhấn chọn FILE.

Nhấn chọn tiếp "Options".

Cửa sổ Word Options xuất hiện, bạn chọn "Trust Center".

Sau đó chọn tiếp "Trust Center Settings".

Trong danh sách các nhóm tùy chọn, bạn tìm và nhấn vào "Protected View".

Bây giờ bạn hãy tiến hành bỏ đánh dấu ở tất cả 3 ô tùy chọn và nhấn "OK" để lưu lại.

Cách làm này cũng có thể áp dụng tương tự như trên Word 2010.
Các bạn có thể tham khảo các khóa học tin học văn phòng tại công ty.

học tin học văn phòng tại cổ nhuế

học tin học văn phòng tại phạm văn đồng

học tin học văn phòng tại phú diễn

Xem thêm

Tính năng phân tích dữ liệu trong Excel

Phân tích dữ liệu tức thì
Trong Excel 2013, bạn có thể phân tích, đánh giá dữ liệu một cách tức thì ngay sau khi nhập xong bảng dữ liệu. Hôm nay, chúng ta cùng tìm hiểu tính năng đó nhé.
Bước 1: Bôi đen toàn bộ vùng dữ liệu bạn muốn phân tích nhanh.
Bước 2: Bấm chọn nút Quick Analysis hiện ra phía góc dưới bên phải của vùng dữ liệu đã chọn (phím tắt là Ctrl + Q).

Bôi đen toàn bộ vùng dữ liệu bạn muốn phân tích nhanh. Sau đó bấm chọn nút Quick Analysis hiện ra phía góc dưới bên phải của vùng dữ liệu đã chọn (khoanh đỏ).

Bước 3: Sẽ hiện ra một danh mục các lựa chọn xử lý dữ liệu như hình trên, trong đó có phân loại (FORMATTING), vẽ biểu đồ (CHARTS) hay tính tổng (TOTALS)…
Bước 4: Chọn một kiểu phân tích (bạn có thể để chuột phía trên mỗi lựa chọn để xem trước).

Hướng dẫn sử dụng Excel 2013: Chọn một kiểu phân tích (bạn có thể để chuột phía trên mỗi lựa chọn để xem trước). Trong ảnh ta chọn vẽ biểu đồ cột cho dữ liệu.

Chúc các bạn thành công!

Các bạn có thể tham khảo các khóa học khác tại công ty !

>>học tin học văn phòng

>>học word cấp tốc

>>học excel kế toán

>>học power point cấp tốc

>>tin học cho thiếu nhi

Xem thêm

Những tính năng hay nhất trong Excel 2013

Cũng như những phần mềm khác thuộc bộ Microsoft Office, Excel 2013 có những tính năng vượt trội hơn hẳn. Hôm nay, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu những tính năng đó nhé.
1. Tự động điền dữ liệu
Flash Fill là tính năng mới  nơi Excel 2013 có công dụng tiên đoán dữ liệu thông minh để tự động điền dữ liệu vào các ô trống trên bảng tính. Một ứng dụng của Flash Fill là chia tách dữ liệu trong một cột làm hai cột. Ví dụ, trên bảng tính chứa danh sách nhân viên có một cột hiển thị tên nhân viên ở dạng đầy đủ họ và tên.
Bây giờ, bạn muốn tách họ và tên ra làm hai cột, một cột chứa họ, một cột chứa tên. Tính năng Flash Fill sẽ giúp bạn thực hiện điều này chỉ với một cú nhấp chuột. Điều kiện để sử dụng Flash Fill là các cột dữ liệu phải nằm ngang hàng với nhau.

Đầu tiên, bạn tạo sẵn hai cột mới (một cột Họ và một cột Tên) nằm cạnh cột Họ và tên đã có sẵn. Bạn gõ họ của nhân viên đầu tiên vào cột Họ, nhấn chuột vào ô Họ của nhân viên tiếp theo, rồi vào thẻ DATA chọn nút Flash Fill. Ngay lập tức, chương trình sẽ tự động điền vào ô Họ của những nhân viên còn lại trong danh sách. Tính năng Flash Fill dựa vào dữ liệu của ô Họ đầu tiên để điền cho những ô còn lại. Do vậy, nếu muốn lấy ra cả họ và tên lót, bạn điền cấu trúc họ và tên lót của nhân viên đầu tiên vào cột Họ rồi nhấn nút Flash Fill.
Ngoài ra, không cần nhấn nút Flash Fill, bạn chỉ việc gõ ra vài họ của những nhân viên đầu tiên, Excel sẽ tự động nhận biết và hiện ra danh sách những họ của các nhân viên tiếp theo với chữ mờ hơn. Lúc này, bạn chỉ việc nhấn phím Enter để tự động điền dữ liệu vào ô trống.

2. Phân tích dữ liệu “siêu” nhanh
Quick Analysis là một tính năng mới rất hữu ích của Excel 2013, hỗ trợ phân tích và thực hiện nhanh một vài tác vụ đối với vùng dữ liệu được chọn. Đầu tiên, bạn dùng chuột khoanh vùng dữ liệu cần phân tích nhấn vào biểu tượng hiện ra ở góc phải. Hộp thoại mở ra gồm các thẻ thực hiện các tác vụ đối với vùng dữ liệu đã chọn, gồm: FORMATTING (định dạng lại những ô dữ liệu thỏa một điều kiện nào đó), CHARTS (tạo biểu đồ), TOTALS (các phép tính cơ bản như tính tổng, tính trung bình, tỷ lệ phần trăm,…), TABLES (tạo Pivot Table), SPARKLINES (tạo biểu đồ “mini”).

Thẻ FORMATTING gồm các mục để tô màu, định dạng lại các ô dữ liệu cho dễ xem hơn. Bạn rê chuột vào từng mục sẽ thấy công dụng của nó. Chẳng hạn, mục Icon Set giúp hiển thị thêm mũi tên vào các ô dữ liệu dạng số cho biết giá trị trong ô tăng hay giảm so với giá trị trung bình trên toàn vùng chọn. Mục Color Scale tô màu cho những ô giá trị bằng nhau để bạn dễ theo dõi. Nếu muốn bỏ các định dạng đã áp dụng, bạn chọn mục Clear Format.
Thẻ CHARTS giúp bạn tạo nhanh biểu đồ từ vùng dữ liệu đã chọn. Nét hay là bạn chỉ cần rê chuột vào từng loại biểu đồ trong danh sách để xem trước kết quả khi tạo xong. Bạn nhấn More Charts nếu muốn chọn một loại biểu đồ không có trong danh sách.

Thẻ TOTALS gồm các phép tính cơ bản có cách sử dụng rất trực quan, bạn không cần phải gõ lệnh tính như trước rất mất thời gian. Các phép tính có trong thẻ TOTALS gồm: Sum (tính tổng), Average (tính trung bình), Count (đếm số phần tử), Running Sum (tính tổng và cộng dồn qua từng ô),… Bạn chỉ việc rê chuột vào từng phép tính để xem kết quả hiển thị ra trên bảng tính.

3. Tạo biểu đồ dễ dàng hơn

Tính năng tạo biểu đồ (Chart) được cải tiến ở Excel 2013, giúp người dùng tinh chỉnh lại giao diện và các thành phần trên biểu đồ dễ dàng và tiện lợi hơn. Bạn tạo biểu đồ thông qua biểu tượng của tính năng Quick Analysis hay vào menu INSERT như những phiên bản Excel trước đây. Biểu đồ sau khi tạo có thêm các biểu tượng ở mép phải để bạn thiết lập lại theo đúng nhu cầu, gồm: (thêm, bớt các thành phần trên biểu đồ), (đổi giao diện), (lọc, chỉnh sửa lại dữ liệu trên biểu đồ).

Nếu biểu đồ có nhiều giá trị rất khó xem, bạn nhấn vào biểu tượng, rê chuột vào từng mục giá trị muốn xem. Ngay lập tức, những giá trị khác sẽ biến mất nên bạn sẽ theo dõi được biểu đồ dễ dàng hơn.

Bạn nhấn vào biểu tượng chọn kiểu giao diện mới cho biểu đồ, rồi chuyển sang thẻ COLOR để chọn tông màu cho giao diện.
Những bạn đã quen với việc chỉnh sửa biểu đồ thông qua thanh Ribbon vẫn có thể thực hiện theo cách này thông qua hai thẻ DESIGN và FORMAT thuộc nhóm CHART TOOLS trên thanh Ribbon.
4. Lưu dữ liệu lên SkyDrive
Để lưu các tập tin Excel đã tạo lên ổ đĩa SkyDrive, bạn vào menu FILE Account, nhấn Sign In Personal để đăng nhập vào tài khoản SkyDrive của mình. Khi muốn lưu bảng tính lên SkyDrive, bạn vào menu File Share nhấn nút Save To Cloud. Kế đến, bạn nhấn Browse để tìm thư mục chứa bảng tính trên SkyDrive.

Khi upload thành công, bạn sẽ được cung cấp địa chỉ truy cập bảng tính tại dòng phía dưới tên bảng tính. Trường Share gồm các tùy chọn chia sẻ tài liệu, gồm Invite People (mời người khác vào xem, chỉnh sửa tài liệu), Get a Link (lấy hai đường dẫn truy cập tài liệu ứng với hai quyền được xem và chỉnh sửa), Post to Social Networks (chia sẻ tài liệu lên Facebook), Email (chia sẻ qua email).

Những tính năng mới này sẽ cực kỳ thú vị cần thiết cho các bạn trong quản lý công việc 1 cách dễ dàng hơn.

Chúc các bạn thành công !

Các bạn có thể tham khảo các khóa học tin học văn phòng tại công ty Việt tâm đức.

- học tin học văn phòng 

- dạy học word nâng cao

- học excel cơ bản

Xem thêm

Những tính năng mới ở PowerPoint 2013

Word và Excel đương nhiên vẫn là những phần mềm được sử dụng phổ biến nhất trong bộ công cụ văn phòng Microsoft Office, tuy nhiên PowerPoint cũng không hề kém cạnh vì mỗi khi cần làm bản trình chiếu người ta thường nghĩ ngay đến PowerPoint. Đến khi Office 2013 xuất xưởng, PowerPoint 2013 cũng được chăm chút thêm nhiều tính năng mới giống như Word 2013 và Excel 2013.
Một số cái mới là chung cho các tất cả các công cụ Office 2013, ví dụ như thêm nhiều mẫu có sẵn hơn, hỗ trợ nhiều định dạng file đa phương tiện hơn, hay khả năng lưu và chia sẻ trên đám mây để làm việc nhóm… Một số tính năng mới khác thì cần phải mầy mò khám phá và không phải ai cũng dễ dàng nhận ra. Vì thế chúng tôi sẽ hướng dẫn qua những tính năng mới này.
1. Sử dụng góc nhìn diễn giả Presenter View
Nếu là một diễn giả thì bạn luôn muốn có một bảng điều khiển bao quát bên cạnh màn hiển thị những gì khán giả đang thấy. Trong những bản PowerPoint trước bạn phải dùng 2 màn hình để được như vậy, nhưng với PowerPoint 2013, bạn chỉ cần 1 màn hình. Chế độ trình chiếu này gọi là Presenter View.
Bước 1: Để sử dụng Presenter View, trước hết hãy cứ bật trình chiếu lên bằng nút Slide Show.

Để sử dụng Presenter View, trước hết hãy cứ bật trình chiếu lên bằng nút Slide Show (mũi tên).
Bước 2: Trên màn trình chiếu, tìm nút dấu “…” ẩn dưới thanh điều khiển rồi chọn Show Presenter View.

Trên màn trình chiếu, tìm nút dấu “…” (khoanh đỏ) ẩn dưới thanh điều khiển rồi chọn Show Presenter View (mũi tên).

Đây là màn hiển thị dành cho diễn giả, Presenter View, với các công cụ điều khiển xung quanh.
2. Dùng màn ảnh rộng 16:9
Ngày nay hầu như tivi nào cũng “chơi” màn ảnh rộng 16:9 và PowerPoint 2013 cũng bắt kịp xu thế đó chứ không chỉ bó gọn trong màn trình chiếu 4:3. Để dùng màn 16:9, bạn chỉ vào tab DESIGN, bấm nút Slide Size và chọn Widescreen (16:9).

Để dùng màn trình chiếu 16:9, bạn chỉ vào tab DESIGN, bấm nút Slide Size (khung đỏ), và chọn Widescreen 16:9 (mũi tên).
3. Bật tự động căn thẳng hàng
Trong PowerPoint 2013, các vật thể như ảnh hay hình khối sẽ tự động căn thẳng hàng nhau mỗi khi có thể. Để chắc chắn tính năng này đã bật, hãy làm theo 2 bước:
Bước 1: Vào tab VIEW, nhấn biểu tượng mở hộp thoại trong nhóm Show.

Vào tab VIEW, nhấn biểu tượng mở hộp thoại trong nhóm Show (khoanh đỏ).
Bước 2: Trong hộp thoại Grid and Guides, hãy đánh dấu chọn Snap objects to grid và có thể cả Display smart guides when shapes are aligned rồi ấn nút OK.

Trong hộp thoại “Grid and Guides”, hãy đánh dấu chọn “Snap objects to grid” (khoanh đỏ) và có thể cả “Display smart guides when shapes are aligned”.
Bổ sung: Để tạm thời không theo khung căn chỉnh, trong lúc di chuyển vật thể hãy giữ phím Alt.
4. Ghép hình khối
Đôi khi có những hình khối không có sẵn trong PowerPoint nhưng lại có thể được ghép từ nhiều hình khối có sẵn lại với nhau. Lúc đó hãy chọn các hình khối cần ghép (giữ phím Ctrl và chọn) rồi dùng công cụ Merge Shapes. Merge Shapes nằm trong tab DRAWING TOOLS => FORMAT với nhiều kiểu ghép hình khối khác nhau.

Hãy chọn các hình khối cần ghép (khoanh đỏ) rồi dùng công cụ Merge Shapes (mũi tên) nằm trong tab DRAWING TOOLS => FORMAT với nhiều kiểu ghép hình khối khác nhau.
5. Dùng công cụ chép màu Eyedropper
PowerPoint 2013 cuối cùng cũng đã hỗ trợ người dùng sao chép màu chính xác từ hình khối này sang hình khối khác bằng công cụ Eyedropper. Để sử dụng Eyedropper, hãy:
Bước 1: Lựa chọn hình khối bạn cần đổi màu rồi bấm nút Shape Fill trong tab DRAWING TOOLS => FORMAT. Sau đó hãy chọn Eyedropper.

Lựa chọn hình khối bạn cần đổi màu rồi bấm nút Shape Fill (khung đỏ) trong tab DRAWING TOOLS => FORMAT. Sau đó hãy chọn Eyedropper (mũi tên).
Bước 2: Dùng cây bút Eyedropper chọn bất kỳ màu nào đang xuất hiện trên màn hình cho hình khối của bạn, với khung xem thử được cập nhật liên tục.


Dùng cây bút Eyedropper chọn bất kỳ màu nào đang xuất hiện trên màn hình cho hình khối của bạn, với khung xem thử (khung đỏ) được cập nhật liên tục.

Chúc các bạn học tốt.

Các bạn có thể tham khảo các khóa học tin học văn phòng khác tai Việt tâm đức

- học tin học văn phòng

- dạy học word cơ bản

- đào tạo excel tại hà nội

- học power point ở đâu

- địa chỉ dạy tin học cho thiếu nhi

Xem thêm

Khắc phục lỗi trên slide PowerPoint

Bài viết dưới đây chia sẻ với các bạn 6 cách khắc phục lỗi cơ bản trong PowerPoint

Không thể chạy chữ xung quanh hình
Không rõ vì một lý do nào đó, việc định dạng chữ xen lẫn giữa hình ảnh của PowerPoint luôn khó khăn hơn người anh em Word rất nhiều lần. Tuy nhiên nếu bắt buộc phải thực hiện điều này, bạn phải chọn cách làm thủ công nhất có thể, đó là tạo khoảng cách giữa các chữ để đặt ảnh vào giữa.

Để thực hiện được việc này, bạn cần đặt chữ và hình vào cùng một slide, chỉnh kích thước hình tùy ý, click phải vào hình và chọn Send to Back. Sau đó, tăng khoảng cách giữa các từ đè lên hình cho đến khi nào hình ảnh của bạn không còn bị che bởi chữ nữa. Tuy đơn giản, nhưng cách làm thủ công này khá mất thời gian và có một nhược điểm rất lớn, đó là bạn phải làm bước này cuối cùng, vì chỉ cần thay đổi bất kỳ thông số nào của chữ, bạn sẽ phải thực hiện lại việc chỉnh sửa khoảng cách giữa các từ để tạo ra khoảng trống cho hình.
Thay đổi Font chữ hàng loạt
Bạn muốn thay đổi font chữ mà bạn đã chọn cho cả slide thuyết trình của mình mà không phải mất công thực hiện thao tác này cho từng trang? Tất cả những gì bạn phải làm là nhấn vào mũi tên nhỏ bên cạnh nút Replace ở tab Home, chọn Replace Fonts và chọn font chữ mà bạn cần thay đổi.

PowerPoint không thể mở file trình bày
Một trong những tai nạn đáng tiếc nhất với những file PowerPoint nói riêng và Microsoft Office nói chung đó là việc bạn không thể mở file lên chỉ vì khác phiên bản. Như các bạn đều biết, giữa phiên bản Office 2003 về trước và 2007 về sau có rất nhiều sự thay đổi, mà thay đổi lớn nhất nằm ở định dạng của văn bản. Chúng ta có thể dễ dàng nhận ra điều này ở đuôi của file, chẳng hạn như file .doc và file .docx. Vấn đề nằm ở chỗ trong khi những phiên bản Office 2007 trở về sau có thể đọc được cả định dạng mới và cũ, thì những phiên bản từ 2003 trở về trước không thể đọc được những file mới.

Nhằm tránh xảy ra tình trạng đáng tiếc này, cách tốt nhất là bạn hãy cẩn thận lưu cả hai định dạng mới và cũ. Ngoài ra, để PowerPoint có thể lưu slide của bạn mặc định ở định dạng cũ, bạn có thể vào Option của PowerPoint (Office > Powerpoint Option ở PowerPoint 2007 hoặc File > Option ở PowerPoint 2010), chọn Save. Ở dòng Save file in this format, bạn chọn PowerPoint 97 – 2003.
Màu chữ không rõ ràng khi dùng máy chiếu
Khi phải trình chiếu slide của bạn thông qua máy chiếu, đặc biệt là những máy chiếu có chất lượng thấp, điều bạn phải chấp nhận là màu sắc hiển thị không thể hoàn hảo như trên màn hình máy tính, chưa kể đến những tác động tiêu cực do ánh sáng môi trường. Chính những điều đó có thể gây ra tình trạng chữ khó đọc do hòa lẫn vào màu nền.

Font chữ bị thay đổi khi trình chiếu trên máy tính khác
Mất cả một khoảng thời gian rất lâu để chọn lựa font và màu sắc phù hợp cho slide thuyết trình của mình, nhưng khi mở bằng một máy tính khác, bạn bất chợt nhận ra đây không phải là font mà mình đã chọn. Điều này không chỉ làm ảnh hưởng đến thẩm mỹ của slide thuyết trình mà còn kéo theo cả những rắc rối về mặt trình bày, chẳng hạn như việc đặt hình vào giữa chữ được đề cập ở trên.
Để tránh gặp phải trường hợp này, cách tốt nhất khi lưu một slide thuyết trình, bạn nên nhúng cả những font chữ bạn đã dùng trong quá trình thiết kế slide, bằng cách vào mục Option của PowerPoint, chọn Save và đánh dấu chọn cho mục Embed fonts in the file.

File âm thanh trên slide không nghe được
Cũng như font, những file audio kèm theo slide thuyết trình của bạn cũng là những thứ có thể biến mất nếu bạn không cẩn thận khi mang slide sang máy tính khác. Tuy nhiên khác với font, để giải quyết vấn đề này, bạn không chỉ đơn thuần là nhúng file âm thanh đó vào slide, bởi với mỗi phiên bản PowerPoint khác nhau đều có những cách thức chèn file âm thanh khác nhau, vì thế khi bạn nhúng một file âm thanh trong một slide PowerPoint 2010 thì ngay cả PowerPoint 2007 cũng có thể không đọc được.

Cách tốt nhất để mang một file âm thanh vào slide thuyết trình đó chính là link trực tiếp đến file âm thanh đó thay vì nhúng vào slide. Để làm việc này, trước tiên bạn phải tạo một folder chứa cả slide và những file âm thanh bạn dùng. Với PowerPoint 2007, vào phần PowerPoint Option, chọn mục Advanced, kéo xuống phần Save, tại mục Link sound with file size greater than, bạn hãy chỉnh sao cho thông số này nhỏ hơn dung lượng file audio nhỏ nhất của bạn. Khác với PowerPoint 2007, phiên bản 2010 không có tùy chọn này, vì vậy mỗi khi chèn một file âm thanh, trong bảng Insert Audio, bạn chọn file mình cần bằng cách click chuột vào file đó, vào menu Insert nằm ở góc dưới bên phải của bảng và chọn Link to File. Từ đây, mỗi khi muốn di chuyển slide thuyết trình của mình, bạn chỉ việc copy cả một thư mục đi thì chắc chắn sẽ không xảy ra trường hợp thất lạc file âm thanh nữa.

Chúc các bạn thành công !

Các bạn có thể tham khảo các khóa học tin học văn phòng tại công ty Việt tâm đức.

Xem thêm