Paste là lệnh phổ biến trong hầu hết các ứng dụng tin học văn phòng, nhưng với Excel, Paste có nhiều tính năng nổi trội hơn cả. Lệnh Paste trong Excel sẽ giúp ích cho bạn nhiều hơn việc “dán” như nghĩa thông thường của nó. Bài viết dưới đây chia sẻ điều đó.
- Vị trí của lệnh Paste: Trong Excel 2003, Paste nằm trong menu Edit.
Trong Excel 2007 và 2010: Paste nằm trong nhóm Clipboard ở thẻ Home.
- Phím tắt cho những hành động Paste:
[Alt] + E, S, W [Enter]: Copy chiều rộng của cột
[Alt] + E, S, D [Enter]: Cộng
[Alt] + E, S, S [Enter]: Trừ
[Alt] + E, S, M [Enter]: Nhân
[Alt] + E, S, I [Enter]: Chia
[Alt] + E, S, E [Enter]: Hoán đổi dữ liệu
[Alt] + E, S, V [Enter]: Thay thế công thức bằng kết quả tính toán
[Alt] + E, S, T [Enter]: Copy định dạng
[Alt] + E, S, T [Enter]: Copy định dạng biểu đồ
[Alt] + E, S, B [Enter]: Bỏ qua các ô có giá trị trống
[Alt] + E, S, N [Enter]: Copy giá trị
[Alt] + H, V, M : Xóa văn bản trên Web
[Alt] + E, S, L: Paste quy chiếu
1. Copy chiều rộng của cột
Khi copy dữ liệu sang một cột mới, độ dài của cột sẽ không tự động điều chỉnh sao cho phù hợp với giá trị mới. Chỉ với một cú kích thêm, bạn có thể copy chiều rộng gốc của cột tới cột mục tiêu:
- Chọn dữ liệu cần copy và nhấn [Ctrl] + C để copy giá trị đã chọn tới Clipboard.
- Chọn một ô trong bảng Excel.
- Ở thẻ Home, kích vào lựa chọn Paste trong nhóm Clipboard và chọn Keep Source Column Widths. Với Excel 2007, bạn cần thực hiện thêm một bước: Chọn Paste Special từ menu Paste dạng drop-down. Tiếp đến, kích vào lựa chọn Column Widths trong mục Paste và kích OK.
Excel sẽ copy dữ liệu và chiều rộng gốc của cột vào ô mục tiêu.
2. Thực hiện các phép tính
Bạn có thể sử dụng Paste Special để cộng, trừ, nhân và chia. Chỉ cần điền số rồi nhấn [Ctrl] + C. Sau đó, chọn giá trị bạn muốn thay đổi bằng số vừa mới điền và kích Paste Special trong nhóm Clipboard. Ở cửa sổ kết quả, kích vào phép tính phù hợp rồi nhấn OK. Excel sẽ thực hiện hành động tương ứng bằng cách sử dụng giá trị bạn mới copy vào Clipboard.
Bạn cũng có thể thực hiện các phép tính với nhiều giá trị bằng cách sử dụng quá trình tương tự như trên, nhưng bạn copy một dãy các giá trị thay vì chỉ copy một giá trị.
3. Hoán đổi dữ liệu
Bạn có thể dùng Paste Special để copy một cột dữ liệu tới một hàng và ngược lại một cách nhanh chóng bằng cách chọn dữ liệu ngồn và thực hiện theo các hành động sau:
- Nhấn [Ctrl] + C để copy dữ liệu vào Clipboard.
- Chọn ô trên cùng bên trái của dòng mục tiêu.
- Kích vào thẻ Home (nếu cần) và chọn Transpose từ menu Paste dạng drop-down.
4. Thay thế công thức bằng kết quả đã tính toán
Nếu bạn đã có một kết quả, và muốn thay thế công thức tính thì lệnh Paste cũng cho phép bạn làm điều đó. Ví dụ, bạn muốn thay thế một dãy hàmRANDO với giá trị của nó thay vì cho phép công thức này tự tính toán, bạn thực hiện theo những hành động sau:
- Chọn một dãy các công thức rồi nhấn [Ctrl] + C.
- Trong nhóm Clipboard, kích vào menu Paste dạng drop-down.
- Chọn Values.
Trước khi sử dụng phương pháp này, bạn nên sao lưu công việc của mình để đề phòng.
* Với thủ thuật này, bạn cũng có thể sử dụng chuột để thực hiện bằng cách:
- Chọn dãy.
- Nhấn chuột phải vào đường biên và kéo dãy đó tới cột (hoặc hàng) bên cạnh.
- Kéo dãy đã chọn quay trở lại nguồn. Điều này sẽ bắt Excel hiển thị menu phím tắt, mà không cần chuyển các giá trị đã chọn.
- Chọn Copy Here As Values Only.
5. Copy định dạng
Hầu hết chúng ta sử dụng Format Painter để copy định dạng từ ô này sang ổ khác hoặc sang một hàng nào đó. Tuy nhiên, sử dụng Format Painter sẽ có đôi chút bất tiện với toàn bộ cột hoặc dòng. Bạn có thể sử dụng Paste Special để thay thế:
- Chọn ô có chứa định dạng bạn muốn copy và nhấn [Ctrl] + C.
- Kích vào bên trong cột hoặc dòng bạn muốn định dạng. (Nhấn [Ctrl] + Spacebar để lựa chọn toàn bột cột hoặc [Shift] + Spacebar để chọn toàn bộ hàng).
- Chọn Formatting từ menu Paste dạng drop-down trong nhóm Clipboard. Excel 2007 yêu cầu thêm một bước phụ nữa: Chọn Paste Special từ menu Paste dạng drop-down, kích Formats trong mục Paste và kích OK.
6. Copy định dạng biểu đồ
Người dùng có thể phải mất nhiều công sức để định dạng cho biểu đồ sao cho thật đẹp và sau đó lại phải thực hiện lại tất cả công việc tương tự với loại dữ liệu khác. Trong trường hợp này, đừng nên tái định dạng lại biểu đồ mới mà hãy sử dụng Paste Special:
- Chọn biểu đồ với định dạng bạn muốn copy và nhấn [Ctrl] + C.
- Chọn biểu đồ bạn muốn định dạng rồi chọn Paste Special từ menu Paste dạng drop-down. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Paste Special, với 3 lựa chọn.
- Chọn Formats và kích OK.
7. Bỏ qua một loạt các ô có giá trị trống
Sử dụng lựa chọn Skip Blanks, bạn có thể thay thế giá trị hiện tại trong khi vẫn bỏ qua những ô không có giá trị trong dữ liệu gốc. Nói cách khác, nếu có một ô trống trong dữ liệu gốc và một giá trị trong dãy cần paste tương ứng, lựa chọn này không thay thế giá trị hiện tại bằng ô trống. Bạn có thể sử dụng nó với tất cả các lựa chọn khác:
- Chọn dãy dữ liệu gốc và nhấn [Ctrl] + C.
- Chọn ô trên cùng bên trái ở dãy mục đích.
- Từ menu Paste dạng drop-down rồi chọn Paste Special.
- Tích vào lựa chọn Skip Blanks và kích vào OK.
Excel sẽ không ghi đè giá trị hiện tại bằng ô trống.
8. Copy Data Validation
Sau khi thiết lập rule hoặc danh sách Data Validation để cải thiện nhập dữ liệu, có thể bạn sẽ muốn áp dụng rule tương tự đối với ô hoặc dãy khác. Lúc này bạn không phải thực hiện lại toàn bộ các bước bên trên mà chỉ cần copy lại bằng cách sử dụng Paste Special:
- Chọn ô có chứa rule Data Validation và nhấn [Ctrl] + C.
- Chọn ô cần paste.
- Từ menu Paste dạng drop-down, chọn Paste Special.
- Kích vào lựa chọn Validation rồi kích vào OK.
9. Xóa văn bản trên Web
Khi copy văn bản từ Web, bạn có thể gặp rắc rối bởi Excel vẫn giữ nguyên định dạng gốc. Nếu bạn đã kích hoạt tính năng Excel’s Show Paste Options (có trong bảng Advanced của hộp thoại Excel Options), bạn sẽ thấy icon Clipboard ngay lập tức sau khi dán đoạn văn bản vào trong bảng tính. Người dùng có thể chọn Match Destination Formatting từ menu Clipboard dạng drop-down để loại bỏ những định dạng không cần thiết.
- Copy đoạn văn bản từ trên Web.
- Trong Excel, kích vào nơi bạn muốn insert đoạn văn bản.
- Chọn Paste từ menu dạng drop-down và chọn Match Destination Formatting.
Sử dụng lựa chọn này để copy dữ liệu ngoài, không chỉ văn bản Web vào Excel. Nếu đang sử dụng Excel 2010, chắc hẳn bạn sẽ thấy thích khi sử dụng cách này.
10. Paste quy chiếu
Người dùng có thể quy chiếu một ô bằng cách dẫn địa chỉ một ô với dấu bằng. Ví dụ, điền =A1 để quay trở lại nội dung của ô A1. Thông thường, chúng ta sử dụng những quy chiếu này ở những biểu thức và công thức lớn hơn. Bạn cũng có thể quy chiếu một ô với chính nó. Paste Link có thể giúp khi quy chiếu nhiều ô:
- Chọn dãy cần quy chiếu rồi nhấn [Ctrl] + C.
- Chọn ô mục tiêu rồi nhấn Paste Link từ menu Paste dạng drop-down.
Sử dụng Paste Link nhanh hơn nhiều so với việc quy chiếu thủ công.
Chúc các bạn thành công.
0 nhận xét:
Đăng nhận xét