Công việc kế toán là một công việc phức tạp đầy tỉ mỉ và cần thành thạo các công cụ hỗ trợ thống kê, như Excel chẳng hạn. Hôm nay, daytinhocvanphong.com xin hướng dẫn các mẹo khi thao tác excel trong công việc kế toán.
1. Quản lí dữ liệu chống nhập thiếu tài khoản giữa NKC ( khai báo ) và bảng cân đối phát sinh các TK.
* Nguyên nhân: Khi bạn nhập dữ liệu NKC hoặc sổ khai báo dữ liệu thường xảy ra các tài khoản của sổ khai báo không giống bên Bảng cân đối phát sinh. Dẫn tới bảng cân đối phát sinh các tài khoản không cân đối.
Nếu tìm thủ công hoặc kĩ năng khác mất nhiều thời gian nên ta đặt chế độ quản lí như sau:
- Bước 1: Từ bảng cân đối phát sinh các tài khoản cột số hiệu tài khoản ta gán nhãn vùng có sử dụng tài khoản ( khoảng 50 đến 60 dòng ).
+ Bôi đen vùng –> insert–> name –> define –> cửa sổ names in work book –> gõ nhập => SHTK => add=> OK
- Bước 2: Mở NKC ( sổ khai báo ) , Bạn bôi đen 2 cột TK nợ và cột TK có ( chú ý bôi đen đủ SD ). Từ thực đơn DATA => validation => Settings, Cửa sổ allow bạn chọn List => cửa sổ souce ta nhập => = SKTK . Đồng thời bỏ 2 dấu kiểm ở hộp : ignore blank và hộp kiểm Tn_celdrop dow =>tiếp tục lick vào lệnh error Alert để lập thông báo lỗi => Cửa sổ Title Bạn nhập: TK không chấp nhận. Cửa sổ Error message Bạn nhập: Bạn phải đăng ký thêm TK ở bảng CDPS các TK, Lập xong các thủ tục trên bạn nhấn OK.
Kết quả : khi bạn nhập sai hoặc thiếu TK ở NKC ( khai báo ) thì báo lỗi . Vì thế bảng cân đối PS các TK của bạn bao giờ cũng được chính xác.
- Bước 1: Từ bảng cân đối phát sinh các tài khoản cột số hiệu tài khoản ta gán nhãn vùng có sử dụng tài khoản ( khoảng 50 đến 60 dòng ).
+ Bôi đen vùng –> insert–> name –> define –> cửa sổ names in work book –> gõ nhập => SHTK => add=> OK
- Bước 2: Mở NKC ( sổ khai báo ) , Bạn bôi đen 2 cột TK nợ và cột TK có ( chú ý bôi đen đủ SD ). Từ thực đơn DATA => validation => Settings, Cửa sổ allow bạn chọn List => cửa sổ souce ta nhập => = SKTK . Đồng thời bỏ 2 dấu kiểm ở hộp : ignore blank và hộp kiểm Tn_celdrop dow =>tiếp tục lick vào lệnh error Alert để lập thông báo lỗi => Cửa sổ Title Bạn nhập: TK không chấp nhận. Cửa sổ Error message Bạn nhập: Bạn phải đăng ký thêm TK ở bảng CDPS các TK, Lập xong các thủ tục trên bạn nhấn OK.
Kết quả : khi bạn nhập sai hoặc thiếu TK ở NKC ( khai báo ) thì báo lỗi . Vì thế bảng cân đối PS các TK của bạn bao giờ cũng được chính xác.
2. Tìm nhanh vị trí nhập dữ liệu
Giả sử bạn có bảng tính ( NKC – Khai báo ) chẳng hạn . Bạn đã nhập được khoảng 3000 đến 4000 dòng . Khi vào lại bạn không biết đã nhập đến đâu . Nếu dùng thanh cuốn hoặc chuột thì mất nhiều thời gian và mỏi tay .Bạn làm như sau:
Bước 1: Phía trên tiêu đề bạn chọn 01 ô trống ( ô dễ quan sát ) và chọn cột có chứa DL giá trị ví dụ cột C ( ô chọn 1 và cột này không trùng nhau )
Bước 2: Từ ô trống bạn nhập công thức=> =” TH đến dòng: “&match(;$c$1:$c5000;-1)
Kết quả : Hàm trả về số dòng bạn đang thực hiện ( ví dụ : TH đến dòng 2579 )
Bước 3: Bạn dùng Ctrol + G => Nhập C2579 Enter lập tức con trỏ về ngay dòng 2579.
Giả sử bạn có bảng tính ( NKC – Khai báo ) chẳng hạn . Bạn đã nhập được khoảng 3000 đến 4000 dòng . Khi vào lại bạn không biết đã nhập đến đâu . Nếu dùng thanh cuốn hoặc chuột thì mất nhiều thời gian và mỏi tay .Bạn làm như sau:
Bước 1: Phía trên tiêu đề bạn chọn 01 ô trống ( ô dễ quan sát ) và chọn cột có chứa DL giá trị ví dụ cột C ( ô chọn 1 và cột này không trùng nhau )
Bước 2: Từ ô trống bạn nhập công thức=> =” TH đến dòng: “&match(;$c$1:$c5000;-1)
Kết quả : Hàm trả về số dòng bạn đang thực hiện ( ví dụ : TH đến dòng 2579 )
Bước 3: Bạn dùng Ctrol + G => Nhập C2579 Enter lập tức con trỏ về ngay dòng 2579.
Chúc các bạn thành công !
Các bạn có thể tham khảo khóa học excel kế toán tại công ty Việt Tâm Đức để hiểu hơn nhé. Ngoài ra còn có khóa học tin học văn phòng cho tất cả mọi người chưa thành thao tin học.
0 nhận xét:
Đăng nhận xét